L’organisation est l’une des bases pour mener à bien ses projets professionnels. Pour ceux qui travaillent à domicile, comme pour ceux qui exercent au sein d’une société, il faut impérativement s’organiser. Cela passe par un bon équipement, un rangement efficace et le reste s’enchaine.

Un archivage informatique approprié

Qui n’a jamais pester devant son ordinateur, parce que celui-ci prend son temps pour ouvrir les pages, les documents, les fichiers… Peut-être est-il encombré de fichiers inutiles et/ou de doublons. Un petit ménage mensuel s’impose pour archiver et classer ses dossiers. Le « bureau » doit rester accessible au premier coup d’œil et la place de chaque dossier doit être réfléchie. L’archivage va ainsi vous permettre de gagner du temps et le temps, c’est de l’argent, ne l’oublions pas !

Un classement des documents papier

Même si aujourd’hui on stocke beaucoup d’éléments sur son disque dur interne ou externe, il y a toujours des documents qui sont au format papier (facture, bon de commande, devis, relance…). Il ne faut pas prendre la mauvaise habitude de les entasser sur un coin de meuble. Lorsque vous aurez besoin d’y accéder, vous allez à nouveau perdre du temps. Pour remédier à cela, des outils très simples : un classeur, une perforeuse et des intercalaires au nom des grandes idées.

Des clés USB pour les sauvegardes

Lorsque vous devez vous déplacer chez Monsieur X ou Madame Y, vous n’allez pas emporter avec vous votre disque dur externe, qui nécessite souvent l’utilisation d’une alimentation électrique. Préférez alors une clé USB pour chaque client ou chaque gros dossier. Vous les numérotez ou les identifiez avec un marqueur fin, et plus rien ne vous échappe.

D’ailleurs les clés USB sont également un moyen sûr de sauvegarder des documents. Si votre disque dur vous « lâche » ou si votre ordinateur a une faiblesse, vous pourrez utiliser les clés USB sur un autre support. Il est également intéressant de mettre en place une sauvegarde automatiquement dans le clound afin de récupérer ses données de n’importe où. Voici un tutoriel très bien réalisé pour utiliser dropbox dans un contexte professionnel.

Un agenda et un calendrier

Rien ne vaut les méthodes traditionnelles pour gagner en efficacité d’organisation. Certes, votre Smartphone et/ou votre messagerie informatique vous proposent d’enregistrer les dates et heures de rendez-vous. Mais sur un agenda papier, que vous emmenez partout, vous améliorez le confort de consultation de votre emploi du temps. Le calendrier cartonné, grand format, qui trônera sur un mur, reste le moyen idéal pour une vue d’ensemble sur votre activité, votre temps libre et vos impératifs.

S’organiser c’est donc se donner du temps pour mieux penser, pour bien gérer et pour atteindre plus efficacement les objectifs fixés. Pensez-y !